ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке и защите персональных данных
Общество с ограниченной ответственностью «Центр искусственного интеллекта ЕКС» (ООО «ЦИИ ЕКС»)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных (далее — «Положение») разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон»), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области персональных данных.
1.2. Положение является локальным нормативным актом Общество с ограниченной ответственностью «Центр искусственного интеллекта ЕКС» (ООО «ЦИИ ЕКС») (далее — «Общество», «Оператор») и устанавливает порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных субъектов, взаимодействующих с Обществом, единые требования к организации обработки персональных данных, состав и содержание мер по обеспечению их безопасности.
1.3. Положение обязательно для исполнения всеми работниками Общества, имеющими доступ к персональным данным в силу трудовых (должностных) обязанностей.
1.4. Целью настоящего Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
2. Термины и определения
«персональные данные» — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
«обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
«информационная система персональных данных» — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
«уничтожение персональных данных» — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
«обезличивание персональных данных» — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту;
«оператор» — Общество, самостоятельно организующее и осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия с персональными данными;
«субъект персональных данных» — физическое лицо, персональные данные которого обрабатываются Обществом (работник, соискатель, представитель контрагента, посетитель Сайта, направивший обращение, и иные лица).
3. Принципы обработки персональных данных
Обработка персональных данных в Обществе осуществляется на основе следующих принципов (ст. 5 Закона):
законность и справедливость целей и способов обработки персональных данных;
соответствие целей обработки персональных данных целям, заранее определённым и заявленным при сборе персональных данных;
соответствие объёма и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки;
достоверность персональных данных, их достаточность для целей обработки, недопустимость обработки избыточных по отношению к заявленным целям персональных данных;
недопустимость объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения не установлен договором или законодательством;
уничтожение либо обезличивание персональных данных по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
4. Состав и категории обрабатываемых персональных данных
4.1. Общество обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:
работники Общества и лица, состоящие в кадровом резерве, а также соискатели, претендующие на замещение вакантных должностей;
представители юридических лиц — контрагентов, партнёров и потенциальных партнёров Общества;
физические лица, направившие обращение через контактные данные, размещённые на Сайте (https://cii-eks.ru) — по вопросам сотрудничества, отраслевых задач, взаимодействия со СМИ;
представители СМИ и экспертного сообщества.
4.2. Состав обрабатываемых персональных данных определяется применительно к каждой категории субъектов исходя из принципа достаточности и не может быть избыточным по отношению к заявленным целям обработки. В отношении посетителей Сайта, направляющих обращения, обрабатываются исключительно сведения, добровольно указанные субъектом в тексте обращения (как правило: фамилия, имя, отчество, наименование организации, должность, адрес электронной почты, номер телефона).
4.3. Обработка специальных категорий персональных данных (о состоянии здоровья, расовой, национальной принадлежности, политических, религиозных и иных убеждениях, интимной жизни) и биометрических персональных данных в рамках взаимодействия через Сайт Обществом не осуществляется.
5. Цели обработки персональных данных
Персональные данные обрабатываются Обществом в следующих целях: заключение, исполнение и прекращение трудовых договоров с работниками; заключение и исполнение гражданско-правовых договоров с контрагентами и их представителями; рассмотрение обращений, поступивших через Сайт или иные каналы связи, и подготовка ответов на них; ведение переговоров о сотрудничестве, включая обмен материалами по отраслевым и технологическим задачам; исполнение обязанностей, возложенных на Общество законодательством Российской Федерации (в том числе бухгалтерским, налоговым, архивным).
6. Условия и порядок обработки персональных данных
6.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных либо без такого согласия в случаях, прямо предусмотренных Законом (в частности, при обработке персональных данных, необходимой для исполнения договора, стороной которого является субъект, а также в случаях, установленных пунктом 2 части 1 статьи 6 Закона).
6.2. Сбор персональных данных осуществляется непосредственно у субъекта персональных данных. Сбор персональных данных у третьих лиц допускается только с предварительного согласия субъекта либо в случаях, установленных федеральным законом.
6.3. Хранение персональных данных осуществляется на бумажных и (или) электронных носителях, местах хранения которых ограничивается доступом лиц, не имеющих санкционированного доступа к обработке персональных данных.
6.4. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных третьим лицам осуществляется только на основании Закона, письменного согласия субъекта персональных данных или заключённого с третьим лицом договора, предусматривающего обязательства по обеспечению конфиденциальности и безопасности персональных данных.
6.5. Трансграничная передача персональных данных Обществом не осуществляется. В случае возникновения такой необходимости трансграничная передача будет производиться исключительно на территории государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных, либо с письменного согласия субъекта.
7. Сроки хранения и порядок уничтожения персональных данных
7.1. Персональные данные хранятся не дольше срока, необходимого для достижения целей их обработки, если иной срок не установлен договором, согласием субъекта персональных данных или законодательством Российской Федерации (в том числе требованиями об архивном хранении документов).
7.2. По достижении целей обработки, а также в случае отзыва согласия субъектом персональных данных при отсутствии иных законных оснований для обработки, персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации, договором либо согласием субъекта персональных данных.
7.3. Уничтожение персональных данных на электронных носителях осуществляется путём удаления данных, исключающего возможность их восстановления, уничтожение персональных данных на бумажных носителях — путём измельчения (шредирования) либо иным способом, исключающим дальнейшую обработку с сохранением возможности идентификации субъекта.
8. Права субъекта персональных данных
Субъект персональных данных, чьи данные обрабатываются Обществом, имеет право: на получение сведений об обработке его персональных данных в порядке, предусмотренном статьёй 14 Закона; на уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение при неполноте, неточности или неактуальности; на отзыв согласия на обработку персональных данных; на обжалование действий (бездействия) и решений Общества в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке; на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда.
Запросы, связанные с реализацией указанных прав, направляются на адрес электронной почты s.myasnikov@cii-eks.ru и рассматриваются Обществом в сроки, установленные Законом.
9. Ответственный за организацию обработки персональных данных
9.1. Приказом Генерального директора Общества назначается лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, к функциям которого относятся: осуществление внутреннего контроля за соблюдением Обществом и его работниками законодательства о персональных данных; ознакомление работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства и настоящим Положением; организация приёма и обработки обращений и запросов субъектов персональных данных.
9.2. До момента издания соответствующего приказа функции ответственного за организацию обработки персональных данных исполняет Генеральный директор Общества — Мясников Сергей Сергеевич.
10. Меры по обеспечению безопасности персональных данных
Общество при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для их защиты от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий, в том числе:
определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;
применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (при необходимости);
учёт машинных носителей персональных данных;
обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;
восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учёта всех действий, совершаемых с персональными данными;
контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищённости информационных систем персональных данных.
11. Ответственность за нарушение требований настоящего Положения
Работники Общества, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
12. Заключительные положения
12.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором Общества и действует до его отмены или замены новой редакцией.
12.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом Генерального директора Общества.
12.3. Настоящее Положение подлежит размещению в разделе «Право и данные» на Сайте Общества в целях обеспечения открытости и доступности сведений о принимаемых мерах по защите персональных данных (ч. 1 ст. 18.1 Закона).
13. Реквизиты Оператора
Общество с ограниченной ответственностью «Центр искусственного интеллекта ЕКС» (ООО «ЦИИ ЕКС»)
Адрес: 117218, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Академический, проспект Нахимовский, д. 28, к. 1, помещ. 7/П
ИНН 9727133070 · КПП 772701001 · ОГРН 1267700224329
Генеральный директор: Мясников Сергей Сергеевич
Email: s.myasnikov@cii-eks.ru · Телефон: +7 995 001-23-24